Verhaltenskodex

Ehrenkodex zum Umgang mit Menschen mit und ohne Behinderungen

Für alle haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Special Olympics World Games Berlin 2023 Organizing Committee gGmbH.

1. In der Arbeit mit Menschen mit und ohne Behinderung, übernehme ich Verantwortung für das Wohl der mir Anvertrauten. Dabei nehme ich die individuellen Grenzempfindungen jeder einzelnen Person ernst und schütze sie auch vor sexualisierter Gewalt.
2. Ich möchte Vorbild für die mir anvertrauten Menschen mit und ohne Behinderung sein und setze mich für die Einhaltung von zwischenmenschlichen und sportlichen Regeln ein. Ich beziehe aktiv Position gegen Doping, Drogen- und Medikamentenmissbrauch sowie jegliche Art von Leistungsmanipulation.
3. Ich nutze meine besondere Vertrauens- bzw. Autoritätsstellung nicht aus und gebe den Bedürfnissen der mir Anvertrauten Vorrang vor meinen persönlichen Zielen.
4. Ich werde meine sportlichen und außersportlichen Angebote an kinder-, jugend- bzw. behindertengerechten Methoden und Rahmenbedingungen ausrichten und achte dabei auf ausreichend Selbst – und Mitbestimmungsmöglichkeiten der mir Anvertrauten.
5. Ich werde die Persönlichkeit eines jeden mir Anvertrauten achten und deren Entwicklung unterstützen. Ich werde sie zu fairem und respektvollem Verhalten gegenüber anderen Menschen und Tieren sowie zu verantwortungsvollem Umgang mit der Natur anleiten.
6. Ich werde das Recht der mir Anvertrauten auf physische und psychische Unversehrtheit achten und keine Form der Gewaltausübung zulassen.
7. Ich respektiere die Würde jedes Menschen. Ich verspreche alle fair zu behandeln sowie Diskriminierung jeglicher Art und antidemokratischem Gedankengut entschieden entgegenzuwirken.
8. Ich verpflichte mich einzugreifen, wenn in meinem Umfeld gegen diesen Verhaltenskodex verstoßen wird und informiere die Verantwortlichen auf der Leitungsebene. Zusätzlich habe ich die Möglichkeit, mir Information und Beratung bei der Special Olympics World Games Berlin 2023 Organizing Committee gGmbH und Special Olympics Deutschland e.V. einzuholen. Der Schutz der mir Anvertrauten steht dabei an erster Stelle.

Ethik-Code

Special Olympics World Games Berlin 2023

Präambel

In einer sich rasant wandelnden, globalisierten Welt können Vereine, Verbände und andere Organisationen des deutschen Sports einen unverzichtbaren Beitrag zur demokratischen und nachhaltigen Entwicklung leisten.

Als weltweit größte Sportbewegung ihrer Art setzt Special Olympics sich seit der Gründung im Jahr 1968 für Menschen mit geistiger und mehrfacher Behinderung ein. Die Organisation der Special Olympics World Games Berlin 2023 erfolgt durch das in der Special Olympics World Games Organizing Committee gGmbH organisierte Lokale Organisationskomitee (Local Organizing Committee / LOC). Das LOC ist eine hundertprozentige Tochter des SOD e.V. und handelt in Abstimmung mit dem Bundesverband.

Das LOC möchte den Inklusionssport dauerhaft stärken und außerdem seine Potenziale nutzen, um der Welt von den Fähigkeiten von Menschen mit geistiger Behinderung zu erzählen und über Kontakt- und Begegnungsmöglichkeiten die Einstellungen innerhalb der Gesellschaft nachhaltig zu verändern.

Die im nachfolgenden Ethik-Code definierten Werte und Grundsätze bestimmen das Verhalten und den Umgang innerhalb des LOC und gegenüber Dritten. Der Ethik-Code ist für alle ehrenamtlichen und hauptberuflichen Mitarbeitenden sowie Mitgliedern und Mitgliederinnen des LOC verbindlich.

1. Toleranz, Respekt und Würde

Toleranz und Wertschätzung sind die Grundlagen für ein vertrauensvolles Miteinander und leiten unser Handeln. Gegenseitiger Respekt sowie die Wahrung der persönlichen Würde und der Persönlichkeitsrechte gewährleisten eine faire, kooperative Zusammenarbeit und sichern die Einheit in der Vielfalt in der Special Olympics Bewegung.

Jede Art von Diskriminierung und Benachteiligung insbesondere in Bezug auf Rasse, ethnische Zugehörigkeit, Nationalität, Religion, Alter, Geschlecht, sexuelle Neigung, Behinderung oder politische Haltung ist unzulässig.

Belästigungen und Mobbing jeglicher Art werden nicht toleriert. Das LOC verurteilt jegliche Form von Gewalt, unabhängig davon, ob sie physischer oder psychischer Art ist.

2. Nachhaltigkeit und Verantwortung für die Zukunft

Das LOC verpflichtet sich im Interesse der Zukunftssicherung für nachfolgende Generationen zu einer umfassenden nachhaltigen Organisationspolitik, die die Achtung der Umwelt, ökonomische Anforderungen und gesellschaftliche Aspekte in angemessenen Ausgleich bringt.

3. Null-Toleranz-Haltung

Regeltreue und Fair Play sind wesentliche Elemente im Sport.

Geltende Gesetze sowie sonstige interne und externe Richtlinien und Regeln sind einzuhalten. Gegenüber Rechts- und Pflichtverstößen, insbesondere Doping und Wettkampfmanipulation, hat das LOC eine Null-Toleranz-Haltung.

Regelungen für Menschen mit Beeinträchtigung finden im Grundgedanken des Sports statt.

4. Transparenz

Alle für das LOC, den dazugehörigen Gremien und deren Aufgaben relevanten Entscheidungsprozesse sowie die zugrunde gelegten Fakten werden mit größtmöglicher Transparenz und Sorgfalt behandelt. Dies betrifft insbesondere alle finanziellen sowie personellen Entscheidungen. Vertraulichkeit sowie datenschutzrechtlichen Vorgaben werden beachtet.

5. Integrität

Integrität setzt voraus, dass die Entscheidungsfindung unabhängig von persönlichen Interessen und Vorteilen erfolgt. Wenn persönliche – ideelle oder wirtschaftliche – Interessen bei einer für das LOC zu treffenden Entscheidung berührt werden („Interessenkonflikt“), sind diese offenzulegen.

Einladungen, Geschenke und sonstige materielle oder ideelle Vorteile dürfen nur im vorgegebenen Rahmen in transparenter Weise angenommen oder gewährt werden.

Die Interessenvertretung für das LOC und die Förderung für den Sport für Menschen mit geistiger Behinderung erfolgt in transparenter und verantwortlicher Weise.

6. Partizipation

Die Einbindung von Athleten, des Weltspielekomitees, sowie weiterer beteiligter Interessengruppen (Stakeholder) gewährleisten der pluralistischen Struktur entsprechende, zukunftsweisende Entscheidungen. Die Einbindung der Athleten in das LOC und deren Gremien erfolgt über breite Beteiligungsformate, dazu zählen unterem das Athletenforum und das Dialogforum.

7. Athleten und Athletinnen im Mittelpunkt

Die Athleten und Athletinnen aller Alters- und Leistungsstufen stehen im Mittelpunk unseres Engagements. Sie zu unterstützen und zu fördern verlangt eine ethisch geprägte Grundhaltung und pädagogische Ausrichtung von allen Verantwortlichen. Menschen mit Behinderungen sollen in ehrenamtlicher und hauptamtlicher Funktion tätig sein, sodass die ersten Weltspiele von Athleten für Athleten gestaltet werden. Das Handeln des LOC basiert auf einem selbstbestimmten / emanzipatorischen Menschenbild von Menschen mit geistiger Behinderung und einem partnerschaftlich-partizipativen Führungsstil. Der Ehrenkodex von SOD zum Umgang mit Menschen mit und ohne Behinderung wird im LOC entsprechend angewendet.

Good Governance Regularien

Special Olympics World Games Berlin 2023

Präambel

Die vorliegenden Good Governance-Regularien (GG-Regularien) bilden zusammen mit dem Ethik-Code der Special Olympics World Games 2023 Organizing Committee gGmbH die Grundlage, um dem Anspruch der gGmbH gerecht zu werden, die Handlungen des Local Organizing Committees (LOC) an ethischen Maßstäben auszurichten.

Die ethischen Maßstäbe orientieren sich stets an den vier Prinzipien von Good Governance:

• Integrität
• Verantwortlichkeit und Rechenschaftspflicht
• Transparenz
• Partizipation und Einbindung

Die GG-Regularien sind verbindliche Regelungen für alle Funktionstragende, wie die Mitglieder der Geschäftsleitung und der Gesellschafterversammlung, hauptamtliche Mitarbeitende sowie ehrenamtliche Mitarbeitenden des LOCs. Zugleich dienen sie als Vorbild und Anregung für gleichartige Regelungen in den Verbänden und Special-Olympics-nahen Organisationen. Ziel ist es, die Transparenz zu fördern und die Besonderheiten ehrenamtlicher Organisationen deutlich zu machen, um das Vertrauen in die Glaubwürdigkeit des deutschen Sports zu stärken.

A. Umgang miteinander

1. Kultur der Wertschätzung und des Respekts

Das Ansehen und der Ruf des LOC werden wesentlich durch das Verhalten und Auftreten seiner haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeitenden geprägt. Deshalb ist ein respektvoller, fairer und sachorientierter Umgang untereinander und gegenüber Dritten von großer Bedeutung für die Unternehmenskultur nach innen und die Reputation nach außen. Dabei weist der Sport für Menschen mit geistiger Behinderung Besonderheiten auf, die auch im LOC selbst und im Hinblick auf dessen Vorbildrolle für Vereine und Verbände eine Rolle spielen.

Im Sport und bei Sportveranstaltungen geht es um gemeinsames Erleben, vielfältige Aktivitäten mit körperlichem Einsatz und der Freude Miteinander. Gemeinschaft schafft Nähe und ein lockerer Umgangston ist die Regel, doch darf Lockerheit nicht zu Grenzüberschreitungen führen. Menschen sind unterschiedlich, manche brauchen mehr Distanz, akzeptieren nicht gleich das „Du“ oder eine Umarmung bei jeder Begrüßung. Eine solche Haltung sollte jeder Person zugestanden werden, ohne deren Bereitschaft zur offenen Kommunikation damit in Frage zu stellen. Wo Hierarchiefragen hineinspielen, ist professionelle Distanz von besonderer Bedeutung. Im Ehrenamt wie im Beruf kann es schnell zu Missverständnissen kommen, wenn eine lockere Ansprache als zu fordernd erscheint, die dahinter stehenden Absichten nicht deutlich werden, sondern Interpretationsspielraum lassen. Was für manche (noch) unter sportlicher Kameradschaft läuft, können andere als zu viel (aufgezwungene) Nähe empfinden. Deshalb ist besondere Aufmerksamkeit nötig, muss Respekt vor individuellem Empfinden und dem Wunsch auf (mehr) Distanz stets im Vordergrund stehen. Nur so kann sportliches Miteinander auf Augenhöhe als positiv von allen erfahren werden.

Des Weiteren lehnt das LOC jede Form der sexualisierten Gewalt ab und wirkt uneingeschränkt aktiv an der Prävention und Bekämpfung sexualisierter Gewalt im Sport mit. Ein Beauftragter oder eine Beauftragte für Prävention und Intervention bei sexualisierter Gewalt ist innerhalb des Bundesverbands benannt. Die körperliche und emotionale Nähe, die im Sport entstehen kann und in keinem anderen Zusammenhang ähnlichen Stellenwert findet, birgt Gefahren sexualisierter Übergriffe. Eine Kultur der Aufmerksamkeit und des Handelns Verantwortlicher muss daher dazu beitragen, Betroffene zum Reden zu ermutigen, potentielle Täter abzuschrecken und ein Klima zu schaffen, dass Kinder, Jugendliche und Erwachsene – mit und ohne Behinderung – im Sport vor sexualisierter Gewalt schützt. Aus diesem Grund werden grundsätzliche Verhaltensregeln zum Umgang mit Nähe, Körperlichkeit und Vertrauen, insbesondere in der Beziehung zwischen erwachsenen Funktionstragenden und heranwachsenden Sportlern und Sportlerinnen erstellt, sowie ein Interventionsplan zum Umgang mit Verdachts-/ Vorfällen sexualisierter Gewalt. Der Ehrenkodex von SOD zum Umgang mit Menschen mit und ohne Behinderung wird im LOC analog angewendet.

2. Grundlage unseres Handelns

Die Mitarbeitenden in Führungspositionen tragen eine besondere Verantwortung. Ihr Handeln ist gekennzeichnet von freundlichem und verbindlichem Umgang, Leistung, Offenheit und sozialer Kompetenz. Sie vertrauen ihren Mitarbeitenden und gestatten ihnen (soweit möglich) Eigenverantwortung und Freiraum in ihrer Arbeit. Dies schließt angemessene Fachaufsicht nicht aus. Ehrenamtliche Funktionstragende und hauptamtliche Mitarbeitende halten sich an das geltende Recht und beachten die Richtlinien und Vorschriften des LOC. Die Regelungen zur Organisation innerhalb des LOC, die Arbeitsweisen sowie Zuständigkeiten, können in der Geschäftsordnung und der Satzung nachgelesen werden.

Die Arbeit des LOC beruht auf dem konstruktiven Zusammenwirken von ehrenamtlichen und hauptamtlichen Mitarbeitenden.

B. Verhalten im Geschäftsverkehr

1. Interessenkonflikte Geschenke und Einladungen

1.1. Interessenkonflikte

Ehrenamtliche Funktionstragende sowie hauptamtliche Mitarbeitende treffen ihre Entscheidungen für das LOC unabhängig von sachfremden Überlegungen, d.h. von persönlichen Interessen oder Vorteilen.

Dies bedeutet:

a) Wenn bei einer konkreten Aufgaben/Entscheidung persönliche Interessen berührt werden können, ist dies anzuzeigen und zu klären, ob eine Teilnahme an der Beratung und Entscheidung möglich ist bzw. die Aufgabe einem anderen übertragen wird.

b) Anzuzeigen sind ebenfalls persönliche Beziehungen, die über die im Sport übliche Verbundenheit hinausgehen, sowie persönliche Interessen, die mit Mitgliedsorganisationen, sonstigen Sportverbänden, Kunden, Lieferanten, Dienstleistern oder sonstigen Geschäftspartnern des LOC in Zusammenhang stehen und zu einem Interessenkonflikt im Einzelfall führen können.

c) Die Mitglieder der Geschäftsleitung (CEO/COO/CTO/CMO/CFO) des LOC und des Vorstandes vom Gesellschafter Special Olympics Deutschland e.V. (SOD) legen in einem Interessenregister alle materiellen und nicht-materiellen Interessen, die aufgrund ihrer jeweiligen Aufgaben im LOC zu einem Interessenkonflikt führen oder als solcher wahrgenommen werden können, offen. Hierunter fallen alle Funktionen in Wirtschaft, Politik und Sport sowie die für die Aufgabe im LOC relevanten Mitgliedschaften (siehe beiliegendes Muster des DOSB für ein beispielhaftes Interessenregister).

d) Ehrenamtliche Funktionstragende sowie hauptamtliche Mitarbeitende unterlassen alle Maßnahmen, insbesondere private bzw. eigene berufliche Geschäfte, die den Interessen des LOC entgegenstehen oder Entscheidungen bzw. die Tätigkeit für das LOC beeinflussen können.

e) Die ehrenamtliche Mitwirkung von Mitarbeitenden des LOCs in Gremien des organisierten Sports auf Vereinsebene wird mit Blick auf den Kontakt zur Basis begrüßt. Die Mitarbeit in den Organen der Mitgliedsorganisationen ist im Einzelfall abzuklären. Das Mitwirken von Mitarbeitenden in Leitungsfunktionen in Organen der Mitgliedsorganisationen ist zu vermeiden.

1.2. Geschenke und sonstige Zuwendungen

Ehrenamtliche Funktionstragende sowie hauptamtliche Mitarbeitende müssen jeden Anschein vermeiden, im Rahmen ihrer Tätigkeit für das LOC für persönliche Vorteile empfänglich zu sein. Geschenke und sonstige Zuwendungen, die in einem Zusammenhang mit der jeweiligen Aufgabe im LOC stehen bzw. stehen können, dürfen daher nur im vorgegebenen Rahmen und in transparenter Weise angenommen oder gewährt werden.

Dies bedeutet:

a) Ehrenamtliche Funktionstragende sowie hauptamtliche Mitarbeitende dürfen Geschenke von Mitgliedsorganisationen, sonstigen Sportverbänden, Kunden, Lieferanten, Dienstleistern oder sonstigen Geschäftspartnern des LOC nur im Rahmen des sozial Adäquaten annehmen.

b) Wird das Geschenk als Repräsentant oder Repräsentantin des LOC entgegen genommen, so ist dieses nach Erhalt dem LOC zu übergeben.

c) Als Richtwert der Beurteilung der Frage, ob ein persönliches Geschenk als sozial adäquat gilt, kann ein Geldwert in Höhe von 35 Euro je Person herangezogen werden (in Anlehnung an § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG).

d) Persönliche Geschenke, deren Ablehnung aufgrund der Situation unhöflich wäre, können in Ausnahmefällen angenommen und müssen nach Erhalt dem LOC übergeben werden.

e) Als Zuwendung gilt auch die Gewährung von Rabatten oder anderen Vergünstigungen.

f) Das Annehmen von Zuwendungen in Form von (Bar-)Geldgeschenken ist ausnahmslos untersagt, ebenso das Fordern eines Geschenkes oder sonstiger Vorteile.

g) Wenn ehrenamtliche Funktionstragende sowie die hauptamtlichen Mitarbeitenden des LOC von Mitgliedsorganisationen, sonstigen Sportverbänden, Kunden, Lieferanten, Dienstleistern oder anderen Geschäftspartnern des LOC Waren oder Dienstleistungen für private Zwecke beziehen, so ist dies rein privat im üblichen geschäftlichen Rahmen abzuwickeln und der marktübliche Preis zu bezahlen.

h) Den Mitarbeitenden des LOC ist es ohne ausdrückliche Erlaubnis durch die Geschäftsführung untersagt, für die Vermittlung von Geschäften jeder Art im Zusammenhang mit der Ausübung ihres Amts für sich oder nahestehende Personen Provisionszahlungen anzunehmen oder sich versprechen zu lassen.

1.3. Einladungen

Einladungen von Dritten dürfen nur im vorgegebenen Rahmen in transparenter Weise angenommen werden. Bei Einladungen zu Sportveranstaltungen ist zwischen Dienst- bzw. Repräsentationsterminen und Einladungen mit (überwiegendem) Freizeitwert zu differenzieren. Letztere sind im Zweifelsfall abzulehnen.

Dies bedeutet:

a) Ehrenamtliche Funktionstragende sowie hauptamtliche Mitarbeitende dürfen Einladungen zum Essen oder zu Veranstaltungen von Mitgliedsorganisationen, sonstigen Sportverbänden, Kunden, Lieferanten, Dienstleistern oder anderen Geschäftspartnern des LOC nur annehmen, wenn dies einem berechtigten geschäftlichen/dienstlichen Zweck dient und die Einladung freiwillig erfolgt.

b) Einladungen zu kulturellen, sportlichen oder sonstigen Veranstaltungen sind anzuzeigen. Ein Vertreter des Gastgebers muss anwesend sein, um den geschäftliche Zweck sicherzustellen.

c) Einladungen jeglicher Art müssen angemessen sein und im Rahmen der üblichen Zusammenarbeit stattfinden (z. B. Essen und Getränke während einer Sitzung oder eines Seminars, ein Empfang im Anschluss an eine Veranstaltung). Entscheidend ist stets, dass die Einladung einem Geschäftszweck oder der Repräsentation dient und der Eindruck einer unzulässigen Beeinflussung ausgeschlossen ist.

d) Über den Besuch von wiederkehrenden Veranstaltungen, die Teilnahme an üblichen Besprechungen und vergleichbaren dienstlichen Terminen mit jeweils entsprechender Bewirtung kann nach Absprache pauschal informiert werden bzw. die jeweilige Reisegenehmigung/Reisekostenabrechnung als Information ausreichen.

e) Soweit es erkennbar um höherwertige Bewirtungen oder Einladungen geht, muss immer im Vorfeld eine Genehmigung eingeholt werden.

f) Generell sind häufige Einladungen durch denselben Kunden, Lieferanten, Dienstleister oder sonstigen Geschäftspartner kritisch zu sehen und nur im Ausnahmefall sowie nach entsprechender Genehmigung durch die Geschäftsführung zulässig.

2. Interessenvertretung

Ehrenamtliche Funktionstragende sowie hauptamtliche Mitarbeitende vollziehen die Interessenvertretung des LOC in transparenter und verantwortlicher Weise und unterlassen unzulässige Vorteilsgewährungen an Dritte.

Dies bedeutet:

a) Die vorgenannten Regelungen zu „Geschenke und sonstige Zuwendungen“ und „Einladungen“ gelten entsprechend für Geschenke, sonstige Zuwendungen und Einladungen, die das LOC bzw. dessen ehrenamtliche Funktionstragende sowie die hauptamtlichen Mitarbeitende, Repräsentanten und Repräsentantinnen von Politik und Verwaltung, Mitgliedsorganisationen, sonstigen Sportverbänden, Kunden, Lieferanten/Dienstleistern oder anderen Geschäftspartnern gewähren.

b) Insbesondere Mandatsträger und Mandatsträgerinnen, Amtsträger und Amtsträgerinnen, dem Öffentlichen Dienst besonders Verpflichtete sowie Mitarbeitende von Abgeordneten und Fraktionen sowie Personen in vergleichbaren Funktionen anderer Nationen dürfen nur zu Informationsveranstaltungen oder zur Repräsentation z. B. bei Sportveranstaltungen mit jeweils angemessener und sozialadäquater Bewirtung eingeladen werden. Die Mitnahme von Begleitpersonen ist ebenso wenig zulässig wie Einladungen zu reinen Unterhaltungs- und Freizeitprogrammen, soweit sie nicht integraler und sozialadäquater Bestandteil der Information sind. Jeglicher Eindruck einer unzulässigen Beeinflussung ist auszuschließen.

c) Die Personengruppen gem. 2. b) sind in Veranstaltungen des LOCs (z. B. durch einen Vortrag oder die Teilnahme in einem Podium) nur im Rahmen ihrer jeweiligen Funktion und ohne Honorierung einzubinden. Reisekosten sind nur im Rahmen der Reisekostenregelung und soweit die Teilnahme gezielt durch das LOC erbeten wurde, ohne dass eine offizielle Repräsentation gem. 2 b) vorliegt, zu übernehmen.

d) Das LOC kann seine eigenen ehrenamtlichen Funktionstragende sowie hauptamtlichen Mitarbeitenden, einschließlich unterer Ebenen zu eigenen Veranstaltungen u. ä. einladen. Dies muss anhand von im Vorhinein kommunizierten und nachvollziehbaren Kriterien erfolgen.

e) Einladungen zu kulturellen, sportlichen oder sonstigen Veranstaltungen erfolgen schriftlich oder per E-Mail. Es ist jeweils darauf zu verweisen, dass die für das Unternehmen oder die Behörde, den Sportverband bzw. entsprechende Institution des Eingeladenen geltenden Compliance-Regeln sowie die steuerlichen Vorgaben zu beachten sind.

f) Alle Einladungen des LOC sind im Rahmen der üblichen Aktenführung, z. B. durch Teilnahmelisten oder Bewirtungsbelege, zu dokumentieren.

3. Spenden

Spenden sind Geld- und Sachzuwendungen, die von einer Person oder einem Unternehmen freiwillig und unentgeltlich zur Förderung spendenbegünstigter Zwecke geleistet werden, ohne dass eine Gegenleistung erfolgt.

a) Spenden, sowie andere Zuwendungen ohne Gegenleistung, die das LOC an Dritte gewährt, sind nicht zuwendungsfähig (Vorgaben der Zuwendungsgeber) und daher grundsätzlich nicht zulässig. Sollte in einem Ausnahmefall doch einmal eine Spende geleistet werden, gilt:

• Spenden müssen transparent und nachvollziehbar sein. Der Empfänger der Spende muss dem LOC bekannt sein. Als Spendenempfänger kommen insbesondere Einrichtungen, die als gemeinnützig anerkannt oder durch besondere Regelungen zur Annahme von Spenden befugt sind, in Betracht.
• (Geld-)Spenden sollen steuerlich abzugsfähig sein und in einer Form gewährt werden, die die steuerliche Abzugsfähigkeit sicherstellt (z. B. durch Spendenbescheinigung).
• Spenden-Zahlungen auf Privatkonten sind grundsätzlich nicht möglich.

b) Eingehende (Geld-)Spenden sind unabhängig der jeweiligen Höhe immer zu quittieren und zu dokumentieren. Spendenmittel werden so verwendet, dass die satzungsgemäßen Zwecke unter Beachtung von wirtschaftlichen Gesichtspunkten bei größtmöglicher Wirksamkeit und Sparsamkeit erreicht werden. Über die Verwendung von Spenden entscheidet die Geschäftsführung. Bei einer Zweckbindung durch den Spender ist diese einzuhalten. Allgemeine Spenden ohne Zweckbindung dienen zur allgemeinen Deckung der Ausgaben. Die allgemeinen Bestimmungen des Gemeinnützigkeitsrechts sind dabei zu berücksichtigen.

4. Sponsoring

Sponsoring basiert, im Gegensatz zur Spende, immer auf dem Prinzip von Leistung und Gegenleistung. Sponsoring ist die Zuwendung von Geld bzw. geldwerten Sach- oder Dienstleistungen durch eine juristische oder natürliche Person mit wirtschaftlichen Interessen, die neben dem Motiv der Förderung des LOC, auch andere Interessen verfolgt.

a) Zur besseren Transparenz und Kontrolle der Sponsoringentscheidungen des LOC ist jede Vereinbarung über eine Sponsoringleistung in einem schriftlichen Vertrag festzuhalten. Dieser regelt insbesondere Art und Umfang der Leistungen des Sponsors und des LOC sowie steuerliche Belange.

b) Das LOC darf keine Sponsoringverträge eingehen, wenn diese den sportethischen Grundvorstellungen widersprechen.

c) Sponsoring ist in jedem Fall dann unzulässig, wenn durch die Zuwendung die Entscheidungsfreiheit des Gesponserten gefährdet wird. Ebenso darf die Gewährung von Sponsoringleistungen keinen Einfluss auf Entscheidungen des LOC haben.

d) Bestehende Sponsoringverträge werden regelmäßig überprüft, um die Gefahr von Abhängigkeitsverhältnissen zu minimieren.

5. Umgang mit öffentlicher Förderung

Die Zuwendungen, die dem LOC seitens öffentlicher Gebietskörperschaften (Stadt, Land, Bund) gewährt werden, sind gemäß den Bestimmungen der jeweiligen Zuwendungsbescheide, den hierin festgesetzten allgemeinen und besonderen Nebenbestimmungen und unter Beachtung sämtlicher sonstiger zuwendungsrechtlichen Regelungen zu bewirtschaften.

6. Stakeholder-Beteiligung

Das LOC bekennt sich zu einer nachhaltigen, verantwortungsvollen und transparenten Ausrichtung seines Handelns. Die internen und externen Anspruchsgruppen des LOC, sog. „Stakeholder“, sind Organisationen, Gruppen und Einzelpersonen, die Einfluss auf das Handeln des LOC nehmen oder durch die Umsetzung der Ziele des LOC betroffen sind.

a) Ziel ist es, den offenen Dialog mit Stakeholdern zu intensivieren, um so ein besseres Verständnis von den jeweiligen Anliegen und Erwartungen an das LOC zu erhalten, aber auch die Ziele, Beweggründe und Handlungsnotwendigkeiten des LOC besser zu kommunizieren.

b) Um einen fairen Dialog mit den Stakeholdern zu gewährleisten, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt werden:

• Fairness und Zuverlässigkeit: Zusagen und Absprachen sind einzuhalten. Sollten sich grundlegenden Änderungen der Rahmenbedingungen oder neue Sachverhalte ergeben, ist dies darzulegen.
• Transparenz: Es müssen von beiden Seiten vollständige und aktuelle Informationen übermittelt werden.
• Frühzeitigkeit und Regelmäßigkeit: Sich abzeichnende Neuerungen werden den tangierten Stakeholder so früh wie möglich zugänglich gemacht.

c) Zu Beginn der Stakeholderbeteiligung sind der vorgesehene Charakter (reine Information, Dialog, Beratung oder weitergehende Partizipation), die Rahmenbedingungen1 des Austauschs und die verfolgten Ziele von beiden Seiten klar zu definieren.

d) Relevante Erkenntnisse und Ergebnisse des Stakeholder-Dialogs werden in die strategischen Entscheidungen des LOC einfließen. Die grundsätzliche Entscheidungsverantwortung verbleibt bei den Organen des LOC.

e) Der Dialog findet seine Grenzen in den berechtigten geschäftlichen Interessen, den Rechten Dritter oder der Behinderung eines noch nicht abgeschlossenen, verbandsinternen Diskussions- und Entscheidungsprozesses. Das LOC achtet auch darauf, dass keine Informationen an Stakeholder gegeben werden, die auf Grund gesetzlicher oder interner Regularien zunächst anderen Teilen oder Organen des LOC vorgelegt werden müssen.

7. Honorare

Zum Umgang mit Honorareinnahmen von ehrenamtlichen Funktionstragenden und hauptamtlichen Mitarbeitenden, z. B. für die Erstellung von Gutachten, dem Halten von Vorträgen, der Teilnahme an Diskussionsveranstaltungen oder Foren etc., gilt folgendes:

Falls die Tätigkeit im Dienste des LOC erfolgt, d. h. der Leistende oder die Leistende wird klar und eindeutig im Rahmen seiner ehrenamtlichen Funktion bzw. seiner hauptamtlichen Stelle für das LOC tätig, dann stellt das LOC (als Leistungserbringer) der Organisation, in deren Auftrag die Tätigkeit erfolgt, für die erbrachten Leistungen durch die Buchhaltung eine Honorarrechnung. Aufgrund des erfolgten Leistungsaustauschs zwischen dem LOC und der Organisation, für die die Leistungserbringung erfolgt, kann diese keinen Anspruch auf Erteilung einer Spendenquittung / Zuwendungsbescheinigung erheben.

Kennzeichnend für eine Tätigkeit im Dienste des LOC sind insbesondere:

• Ob eine Dokumentation der Ergebnisse vorgesehen ist, ob es Verschwiegenheitsabsprachen gibt, wie der Umgang mit Medien erfolgt etc.
• Veranlassung durch eine weisungsbefugte Stelle
• Veranlassung per Gremienbeschluss
• Stellung eines Antrags auf Dienstreisegenehmigung
• Stellung eines Antrags auf Reisekostenerstattung
• Zeiterfassung betreffend der (vorbereitenden) Aktivitäten erfolgt als Dienstzeit
• Tätigwerden erfolgt kraft Innehabens eines LOC-Amtes
• Akquisition bzw. Einladung erfolgt im Rahmen einer Tätigkeit für das LOC

Falls die Tätigkeit der Privatsphäre der handelnden Person zuzuordnen ist, d. h. die oder der Leistende wird klar und eindeutig außerhalb ihrer oder seiner ehren- oder hauptamtlichen Tätigkeit für das LOC tätig, dann stellt die Privatperson (als Leistungserbringer) der Organisation, in deren Auftrag die Tätigkeit erfolgt, für die erbrachten Leistungen auf eigenen Namen und für eigene Rechnung eine Honorarnote und vereinnahmt die zugehörige Zahlung als persönliche Einkünfte. Die ordnungsgemäße steuerliche Deklarierung liegt hierbei in der Verantwortung der handelnden Person.

Kennzeichnend für die Zuordnung einer Tätigkeit zur Privatsphäre sind bei hauptamtlichen Mitarbeitenden insbesondere:

• Anzeige der Tätigkeit als Nebentätigkeit bei der Personalstelle (gem. Dienstvertrag)
• Leistungserbringung und -vorbereitung erfolgen außerhalb der Dienstzeit
• Stellung eines diesbezüglichen Urlaubs- bzw. Gleitzeitantrages
• Akquisition bzw. Einladung erfolgt im Privatbereich

8. Umgang mit Ressourcen

8.1. Umgang mit Organisationseigentum und Material

• Ehrenamtliche Funktionstragende sowie hauptamtliche Mitarbeitende gehen umsichtig und sorgsam mit organisationseigenen Mitteln um.
• Zu den organisationseigenen Mitteln zählen sowohl materielles Eigentum (bspw. Büroausstattung, Computersysteme und -ausrüstung, Inventar) als auch geistiges Eigentum (bspw. aufgezeichnete Daten, Geschäftsgeheimnisse, ggf. spezifisches Know-how des LOC).
• Schäden am Organisationseigentum sind unverzüglich anzuzeigen, sowie die Beschaffung von Ersatz abzuklären.
• Organisationseigene Mittel dürfen nur für tätigkeitsrelevante Zwecke verwendet und nicht an Dritte weitergegeben werden.
• Software darf nur entsprechend der Lizenzbestimmungen eingesetzt werden. Alle Zugangsdaten etwa für einen dienstlichen Account bei einem Sozialen Netzwerk und Registrierungscodes sind Eigentum des LOC.
• Ehrenamtliche Funktionstragende sowie hauptamtliche Mitarbeitende beachten die Einhaltung von ggf. bestehenden organisationsinternen Vorgaben und Richtlinien wie bspw. Zur (privaten) Nutzung von Internet, E-Mail, (Mobil-)Telefonen, Laptops/Tablets sowie Pool- oder Leasingfahrzeugen.

8.2. Herkunft und Verwendung finanzieller Ressourcen

Bei der Herkunft und der Verwendung von finanziellen Ressourcen gilt für Ehrenamtliche sowie hauptamtliche Mitarbeitende Folgendes zu beachten:

• Sollte ein Verdachtsmoment bestehen, dass Gelder aus illegaler Herkunft stammen, oder die Integrität der Organisation bzw. Person, die die finanziellen Ressourcen bereitstellt, in Frage stehen, ist dies unverzüglich anzuzeigen.
• Alle Finanztransaktionen des LOC werden auf ihre sachliche Richtigkeit geprüft und unterliegen der Genehmigung mindestens einer zweiten unterschriftsberechtigten Person (Einhaltung des 4-Augen-Prinzips).
• Das LOC regelt im Rahmen einer Finanzordnung u.a. die Unterschriftsbefugnisse zur Unterzeichnung von Verträgen, Aufträgen und Zahlungsanweisungen, die Ablauforganisation im Zahlungsverkehr (4-Augen-Prinzip), die Standards für die Abwicklung von Zuwendungsverfahren sowie die Vertretung gegenüber Zuwendungsgebern, die Vorgaben für Beschaffung von Waren und Dienstleistungen/Auftragsvergabe (z.B. die Wertgrenze für die anzuwendenden Vergabeverfahren, die Pflicht zur Einholung einer Mindestanzahl von Angeboten, die Pflicht zur Durchführung öffentlicher Ausschreibungen).

8.3. Geistiges Eigentum, Know-how, Vertraulichkeit und Datenschutz

8.3.1. Geistiges Eigentum und Vertraulichkeit

Entsprechend den im Arbeitsvertrag für hauptamtliche Mitarbeitende festgelegten Verpflichtungen zur Vertraulichkeit und Verschwiegenheit gilt folgendes auch für die ehrenamtlichen Funktionstragende:

• Über alle Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse und während der Amtszeit bekannt gewordenen und vom LOC als vertraulich ausgewiesene Angelegenheiten ist während der Dauer der Amtszeit Stillschweigen zu bewahren bis sie erkennbar allgemein bekannt geworden sind. Diese Schweigepflicht erstreckt sich auch auf Angelegenheiten anderer Organisationen, mit denen das LOC wirtschaftlich oder organisatorisch verbunden ist.
• Nach Beendigung der Amtszeit besteht ggf. die Verpflichtung zur Verschwiegenheit hinsichtlich einiger Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse fort.
• Alle das LOC und seine Interessen berührenden Briefe, Telefaxe sowie ausgedruckten Emails sind ohne Rücksicht auf den Adressaten ebenso wie alle sonstigen Geschäftsstücke, Zeichnungen, Notizen, Bücher, Muster, Material usw. nach Aufforderung bzw. bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses unverzüglich unaufgefordert zurückzugeben. Zurückbehaltungsrechte sind ausgeschlossen.
• Vom LOC als vertraulich und geheim zu haltende Schriftstücke, Zeichnungen usw. sind unter dem vorgeschriebenen Verschluss zu halten.

8.3.2. Datenschutz

Neben der Beachtung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) bzw. der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gelten für ehrenamtliche Funktionstragende sowie hauptamtliche Mitarbeitende folgende Richtlinien:

a) In Unterlagen werden keine Daten aufgenommen, die nach der Organisation der Arbeit und der jeweiligen Zuständigkeit nicht gebraucht werden.

b) Innerhalb des LOC werden mündliche oder schriftliche Auskünfte nur an eindeutig Berechtigte herausgegeben.

c) An Stellen außerhalb des LOC werden keine mündlichen Auskünfte über Daten einzelner Personen herausgegeben, es sei denn, es bestehen besondere Anweisungen hierzu. Eine solche besondere Anweisung kann z.B. für den Verkehr mit den Versicherungsträgern und dem Finanzamt bestehen.

d) Schriftliche Mitteilungen mit Daten einzelner Personen an Stellen außerhalb des LOC sind grundsätzlich als offizielles Schreiben mit Unterschrift vorzusehen, es sei denn, dass der Weitergabe durch die betroffene Person zugestimmt wurde. Handelt es sich um Daten von Mitarbeitenden, bearbeitet das HR Department diese Mitteilung.

e) Bei allen Auskunftsersuchen von Betroffenen, die über die am Arbeitsplatz üblichen Routineanfragen hinausgehen oder bei denen erkennbar ist, dass es sich um Auskunftsersuchen nach dem BDSG/DSGVO handelt, ist der oder die jeweilige Vorgesetzte oder der Datenschutzbeauftragte mit einzubeziehen. Diese werden veranlassen, dass die Auskunft dem Gesetz entsprechend gegeben wird.

f) Unterlagen sind sowohl während als auch außerhalb der Arbeitszeit so aufzubewahren, dass sie für Unberechtigte nicht zugänglich sind. Es ist sicherzustellen, dass nicht mehr benötigte Unterlagen kontrolliert vernichtet werden, d.h. dass sie so zerkleinert oder unkenntlich gemacht werden, dass sie durch Unbefugte nicht rekonstruiert werden können; sie dürfen dann dem allgemeinen Abfall zugeführt werden. Nicht benötigte Adressetiketten und vergleichbare Karteikarten sind, wenn sie in größerer Anzahl anfallen, dem Sondermüll zuzuführen.

g) In allen Zweifelsfällen ist der oder die jeweilige Vorgesetzte, der Datenschutzbeauftragte oder – wenn es Daten von Mitarbeitenden betrifft – das HR Department der zuständige Ansprechpartner.

C. Rahmen

1. Verfahren

Soweit nach diesen Richtlinien eine Offenlegung, Information, Genehmigung, Anzeige oder Abklärung erforderlich ist, gilt folgendes:

• für hauptamtliche Mitarbeitende ist der oder die Vorgesetzte die zuständige Person.
• für Mitglieder der Gremien bzw. Ehrenamtlichen ist die Geschäftsführung (CEO/COO) zuständig.
• für die Geschäftsführung ist der oder die Good Governance Beauftragter oder Beauftragte zuständig.
• Offenlegung und Entscheidung sind jeweils zu dokumentieren.

2. Compliance-Beauftragter / Compliance-Beauftragte

Die Geschäftsleitung des LOC ernennt einen internen Compliance Beauftragten oder eine interne Compliance Beauftragte gemäß den Voraussetzungen aus den Förderhinweisen. Die Vertrauensperson darf keine weitere Funktion innerhalb des LOCs innehaben und muss unabhängig sein.

Die Vertrauensperson hat neben einer präventiv beratenden Funktion für alle Mitarbeitende und Funktionstragende (z.B. bei potenziellen Interessenkonflikten) im Falle der Anrufung noch weitere Aufgaben und Befugnisse:

• Prüfung möglicher Verstöße
• Bewertungen der Relevanz und
• Abgabe von Empfehlungen an das zuständige Entscheidungsgremium bzgl. der weiteren Vorgehensweise

Die Vertrauensperson besitzt zudem ein Initiativrecht, wenn er oder sie nicht direkt angerufen wird, aber von externen Stellen Kenntnis von möglichen Vorfällen erlangt.
Der oder die Good Governance-Beauftragte ist immer zuständig bei Regelverstößen von Mitgliedern der Geschäftsleitung (Untersuchung, Aufarbeitung).

3. Ombudsstelle

Die Einrichtung einer unabhängigen Meldestelle als Ombudsstelle ist erforderlich und Voraussetzung zur Sicherstellung der Good Governance. Die Bestimmung der Ombudsstelle obliegt der Geschäftsleitung.